Para uma organização ser competitiva ela precisa, entre outros fatores, que as suas equipes internas sejam produtivas. E para que as equipes sejam produtivas, é necessário que todos os processos de gestão de rotinas estejam estabelecidos e bem estabilizados.
A questão chave para a correta gestão destas rotinas está na padronização das atividades dos processos e na capacitação dos colaboradores na execução correta destas atividades.
Conceitualmente, a padronização envolve reunir tudo que é necessário, procedimentos, normas, recursos e equipamentos de forma a garantir que as atividades de rotina aconteçam sempre da mesma maneira, com mínima variabilidade. Geralmente estas informações são estruturadas em documentos operacionais que orientam os colaboradores na correta execução das suas tarefas: os procedimentos padronizados e as instruções de trabalho.
As organizações que contam com equipes capacitadas em rotinas padronizadas tendem a ser muito mais produtivas. As atividades executadas pelas equipem tendem a ocorrer de forma mais sincronizada e com um número muito menor de erros, tendo como consequência uma maior produtividade.
Padronização = Capacitação = Aprendizagem = Produtividade
Os Procedimentos Operacionais Padronizados (POP) e o conjunto de Instruções de Trabalho (IT) que compõe a execução correta dos processos e definem como os trabalhos devem ser executados. De maneira geral, envolvem:
- A definição dos objetivos para o procedimento e o conjunto de tarefas que deverão ser executadas;
- A relação dos recursos necessários;
- Os locais aonde o procedimento deverá ser aplicado;
- E as responsabilidades sobre a correta execução.
Como foi alertado anteriormente, não basta às organizações contarem com os POPs nas suas rotinas de trabalho para se tornarem produtivas. É necessário que todos os envolvidos na correta execução destas rotinas sejam treinados. Isto não é simples, pois em uma organização dinâmica os POPs são documentos vivos que são constantemente atualizados, conforme a empresa vai evoluindo e aperfeiçoando o seu sistema de gestão.
- Todas as pessoas envolvidas nas rotinas estão capacitadas na última versão do POP e compreendem claramente o que deve ser feito?
- As pessoas estão executando as atividades operacionais conforme os POPs estabelecidos?
- Se ocorrem não conformidades nos processos, estas são rapidamente comunicadas para que os problemas sejam corrigidos e os POPs atualizados, incorporando as melhorias identificadas?
Estas são apenas algumas das questões-chave que devem ser consideradas.
Com o Desenvolve, é possível criar procedimentos e instruções de trabalho em formatos com leitura agradável e muito mais adequados à capacitação, incluindo textos, imagens e vídeos.
Através desta solução integrada é possível documentar rotinas de processos operacionais, capacitar os colaboradores e registrar se as rotinas estão, de fato, sendo cumpridas a partir de registros qualitativos e quantitativos.
Saiba como a plataforma Desenvolve oferece tudo isso.
Gostou desse conteúdo? Compartilhe com a sua rede e acompanhe nosso blog!
Artigo anterior:
